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殡葬档案在殡葬服务工作中的重要作用

作者:杜晓婷|来源:博兴县殡仪馆|发布时间:2017-09-12 15:31:33
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本文以博兴县殡仪馆为例

殡葬档案是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位,在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放(葬)等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。殡葬档案的类别分为遗体火化、遗体安葬和骨灰安放(葬)三类。仅就遗体火化的殡葬档案来讲,包括遗体火化声明,殡仪服务合同,遗体火化处理表,遗体火化派工单,骨灰领取证明,遗体存放相关声明、协议、细则及派工单,遗体养护派工单及细则,遗体告别派工单等。殡葬档案是逝者在人生历程中最后的信息记载,在社会实践中起着非常重要的作用。

根据国家档案局、民政部共同发布的(2010)164号文件《殡葬服务单位业务档案管理办法》的规定,殡葬服务单位需要建立标准化档案室。标准化档案室要求面积要满足单位档案管理需要,并有一定的预留空间(殡葬档案在殡葬服务单位保存年限是20年);要实现“三铁”,即铁门、铁窗、铁柜(架);要达到防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等标准,要配备空调、除湿器、灭火器等设备。在我国大部分的县级殡葬服务单位的殡葬档案只是简单的信息台账,还不能称之为档案。例如我馆的殡葬档案在2009年之前也只是简单的信息台帐,从2009年开始对每一个到馆的丧户进行服务的满意率测评,自此开始了简单的殡葬资料的积累。2012年开始将涵盖死亡证明原件或者复印件、丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明、丧事承办人的有效身份证件复印件等所有应当归档的材料形成完整的殡葬档案。我馆现在的殡葬档案正在由简单的文字信息的收集,逐步向逝者的遗像、生平资料、覆盖过的党旗等图像、物品以及语音、视频资料收集的方向发展。

殡葬档案的规范过程,是依据整个殡葬活动中的业务顺序把所有的单证进行整合。ISO9001用于证实组织具有提供满足顾客要求和适用法规要求的产品的能力,目的在于增进顾客满意。凡是通过认证的企业,在各项管理系统整合上已达到了国际标准,表明企业能持续稳定地向顾客提供预期和满意的合格产品。站在消费者的角度,公司以顾客为中心,能满足顾客需求,达到顾客满意,不诱导消费者。殡葬服务也是一种产品,将ISO9001质量管理体系标准与殡葬工作实际相结合,根据殡葬服务单位一般业务流程,借鉴ISO9001质量管理体系的相关要求,规范整个的殡仪服务流程和服务标准,做到殡葬服务规范化。通过规范我们的殡葬服务,将所有的规范归档到殡葬档案中。同时根据相关法律制定了详细的殡葬档案查询利用、档案移交销毁管理、档案交接管理、殡葬信息数据管理等多项制度,明确殡葬档案的整理、归档、保管、移交、查询、利用、销毁等各个环节的权限和程序,将殡葬档案的整理、归档和查询、利用过程演化成为对整个殡葬服务过程的总监督和总检查,对各个服务岗位、服务环节、服务人员、服务结果、客户评价等情况进行总质检,及时发现服务过程中的不足和缺陷并提出整改意见和建议。

根据《殡葬服务单位业务档案管理办法》的规定,殡葬档案主要供殡葬服务单位使用。火化证明或者安放(葬)证明的持有人凭本人有效身份证件,可以查询、利用相关的殡葬档案。当下大部分殡仪馆都是重复出具火化证明,这种情况在法律的层面上来说,火化证明应该是遗体火化的唯一证明材料,同样的证明是不能出具两份的。如果殡葬服务单位为丧主提供多份火化证明,在法律上是要承担一定责任的。但在实际工作中丧属因为办理保险等相关事宜需要多份火化证明材料,在此情况下应该将重新出具火化证明改为利用档案出具查询证明,两者具有同等的法律效力,也可以避免一些不必要的责任。例如在我们馆每位逝者的火化证明只有一份,若家属需要补办火化证明,我们通过查询档案,找到逝者信息,根据逝者的信息由档案室为家属开具加盖殡葬档案室印章的查询证明信。

殡葬档案不仅能为客户提供查询利用功能,另外很多单位和金融机构都会依据殡葬档案的信息确定逝者身份,通过对殡葬档案的整理,可以汇集不同方面的信息,为相关部门提供可靠地数据支持。民政部门通过殡葬信息化数据管理可以有效杜绝社会救助资金的虚报冒领;殡葬监管执法机构通过对同时间段死亡数量的对比就可以发现当地殡葬改革的管理程度;医疗卫生部门通过对死亡原因、死亡年龄段的对比就可以为快速、有效、针对性强的加强医疗救助。

这是殡葬档案具有的社会价值,同时殡葬档案还具有一定的经济价值。当今社会是一个大数据的社会,国家的殡葬事业发展规划和殡葬服务单位的发展规划等都会将殡葬档案数据作为重要依据。仅从殡仪服务单位来讲,我们每年的殡仪服务项目都有一定的扩展和发展方向,这些拓展与方向的由来也是从殡葬档案数据中得出的。通过对殡葬档案的整理、归档,获得殡仪服务在殡葬活动中应用的数据统计,可以分析出不同的殡仪服务在丧属治丧活动中的认知程度。通过殡葬档案获得的礼厅、殡仪服务项目的数据统计汇总,来制定下一年度的工作安排、服务拓展的方向等。例如根据当地的守灵风俗,随着生活水平的提高,现代人不满足于以前的守灵习惯,而且根据两办意见,也不符合现在的国家精神。为了方便丧属治丧,我馆开展守灵服务,摒弃旧风俗,引领殡葬新风尚。在最开始的时候并不知道要设立什么样的守灵间,而且在守灵间的设立上也需要大量的资金投入,通过这些数据来确定我们的守灵服务该往哪个方向发展以及我们的殡礼服务该往哪个方向发展,从而得到了合理的规划。根据从殡葬档案中获得的数据为支撑,制定合理的工作方案。

殡葬档案中的内容不仅有逝者的信息,也涵括了客户签订的各式各样协议与合同。客户在治丧过程中选择的服务项目、殡葬用品,都是一一签字确认的,殡仪服务与殡葬用品的提供都是以客户的签字确认为准的。每一项服务项目都有明确的合同细则规定双方的权利与义务,在努力为客户提供优质服务的同时,也保护了自身的权益,规避许多不必要的风险。例如我馆之前在办理逝者的寄存业务时,只需提供丧事承办人与逝者亲属的身份证明信息即可办理。在特定情况下,遗体存放时家属无法提供死亡证明,从法律的角度讲,没有具有法律效力的死亡证明就不能界定死亡,一旦发生纠纷殡葬服务单位就会处于被动地位,为了避免此类事情发生,在存放逝者遗体时需要由逝者亲属出具遗体存放声明,从而明确责任、规避风险。不仅如此,在殡仪服务过程中尽可能地通过签订协议与合同,固定双方的责、权、利,避免服务纠纷的发生。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一,在构成整个社会的科学能力中占有重要地位,成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义,对整个社会也有意义,不仅具有当前的、现实的意义,也具有长远的、历史的意义。殡葬档案不只是文字信息记载,还包括逝者的遗像、遗物等。殡葬档案的保管年限是50年,在殡葬服务单位保管20年之后向相关国家综合档案馆移交。50年的时间大概会有三代人,客户对逝者的遗像、遗物等的保管可能在家里保管不到三代人,但是在殡葬服务单位就能保管三代人的时间。在殡葬活动过程中,遗体火化、遗体安葬、骨灰安放(葬)只是殡葬活动的开始,而不是结束。在之后清明、忌日的时候,子孙后代会对祖先进行祭扫、祭奠,以前的祭祀活动可能只是摆贡品、烧黄纸 之类的,现在因为完整的殡葬档案的存在,我们可以通过另外的方式来展现,也是将生命传承下去一个延续的过程。将殡葬档案体现的内容以及在殡葬活动中的种种行为做成影像,在祭祀时播放给家人看,将自家的家风传承下去,由此体现出对人生的归宿、生命的价值、对永生的追求、对现存社会的反映,逝者生命的消失并不是结束,而是另一种开始。

正是因为殡葬档案具有了特定的社会价值和利用风险,殡葬服务单位的殡葬档案信息管理工作必须加强,为了保证信息数据的安全,我馆建立了信息数据安全管理制度,加强殡葬信息数据资料的管理,确保数据的安全保密,防止发生丢失泄密事件,防范非法使用行为。在相关单位进行查询利用数据时,需要签署数据保密协议后方可提供相关数据。

殡葬档案在实际的工作应用中还有很多的潜在价值有待于开发和应用,作为殡葬服务单位来讲,应转变重视殡葬服务轻视殡葬档案信息管理的工作思路,从殡葬档案的整理、完善、利用、功能扩展等方面提升殡葬档案管理工作水平,促进整个殡葬服务工作的健康、有序发展。


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